個人で使うガントチャートはどう使えばうまくいくのか悩ましいけど。

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他のタイプの手帳も使っているので、あえてガントチャートにこだわる必要はないんですけども、見開きで1ヶ月の状態が把握できるのがえらく気に入ってしまって、どうにか自分のパターンを見つけたいなあと考えた1年でした。

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ガントチャートが難しいと感じる理由。

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根本は仕事を上手に管理したくてガントチャート式の手帳を使い始めたわけですが、うまく使うにはいくつかポイントがあるんですよね。
基本はプロジェクトを管理するためのものですけども、どんなプロジェクトでも使えるというわけでもありません。

ちなみに使っていたガントチャート式の手帳はダイゴーのプロジェクトダイアリーノートです。

ガントチャート式の手帳も使ってみることにしました。
ガントチャート式の手帳も使ってみることにしました。
今年は思い切ってガントチャート式も試してみることにしました。

ガントチャートを使ってうまくいく場合。

最初にタスク(仕事、やるべきこと)を洗い出して、優先順位を決め、作業内容を細かく振り分けできる時。

つまり、やることがしっかり決まっている状態のもの。作り慣れているもので、毎度同じ工程で進めていけば完成するという流れの仕事です。

雛形が決まってしまうと作業自体はそんなに悩まなくても進んでいき、作業時間の計算もすぐに割り出せるものもそうですね。

仕事に限らず家事の予定なんかもこの日に大物を洗濯するとか、レンジフードの掃除するとか床拭き掃除するとか、事前に決めておけるような作業については、ガントチャートがいい感じに機能します。

ガントチャートが使いにくい場合。

漠然としたことをやろうとしている時。

やりたい希望はあれど、そこに行き着くまでにどんな作業が必要なのか明確になっていない状態のもの。ゴールが決まっていないもの。

私の場合、新規の仕事がこれにあたる場合が多いです。やり慣れていないことをするというのは、予測できないことがちょいちょい間に挟まってくるので計画を立てにくいものがあります。

強引にガントチャートで計画を立てちゃうということもできなくはないですが、そんな計画的に物事が進めば何も苦労しません・・。

なんとなく考えた計画というのは、だいたい頻繁に変更することになるのが常です。作業しながらまた新しい作業が発生したり、このやり方じゃダメだってやりながら気づくこともあって、結局やってみなくちゃ分からないものを計画立てて考える事態難しすぎるのです。

納期が短くて細かいことを気にしている場合ではない時はともかく、仮に作った計画でも強引に進める・・・というのもなんだか違う気もしますし、計画を立てることばかりに時間を取られて逆にストレスになってしまうとか本末転倒というか。

そうなるともう面倒くさいだけですね。

ガントチャートをうまく使うために・・

しかしガントチャートの良いところは「1ヶ月分の複数の作業内容がひと目で把握できる」便利な仕組み。これって他のタイプの手帳にはない素晴らしいことなんですよね。

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1ヵ月管理というとカレンダーのように書き込めるマンスリーのイメージですが、マンスリーじゃだめなんです。1日分の枠に収まる内容は限られてますし、基本的に細かいことをたくさん書くにはむきません。

ガントチャートの良さは、ひとつの仕事の中身を分解して作業期間を把握できるところ。後の振り返りがものすごく見やすくてよいのですよ。

しかしうまく使える場合はいいですけども、これから始めようとする未知の作業についてはどう管理していけばいいのか、それが分からないから悩むんですよね。

新しい仕事を始める時というのは流れがピンときていなくて、なんとなくやることが多いような気がしてきます。既存の分かっている仕事よりも、分からないことが多いから明確にしたいそんな気持ちがあるわけで、なんとかガントチャートを活かせないかと考えてしまう。

そんな時の対処法はですね・・・

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実作業に入る前に、予定はざっくり開始日と終了日だけを書いておくだけにする。これだけです。

これから新規で始める仕事については、手を付ける日とこの日には終わらせる目標を決めて書いておくだけにします。

例えば、上記の写真はひとつのブログ記事を書く場合の流れの一部なんですけども、1記事仕上げるのに資料をそろえて裏付けをとったり、写真撮影、画像補正、記事の下書きから校正、その他見直し・・・といった感じで、1記事の中に地味な作業が詰まっていたりします。この工程をすべて書き出して作業する・・・というのも、ちょっと面倒なことになるので、その場合は着手日と終了日だけを決めておくだけにします。

曖昧な段取りで進んでいきそうなものに関しては、ガントチャートに頼らず、臨機応変に動くことに集中するのです。

その代わり、ガントチャートとは別にざっくりしたやることリスト(TODOリスト)だけはこしらえておいて、ひとつひとつ終わったらチェックを入れていき、その都度判断して進めていくようにします。

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ただし、ひとつの作業が一段落したら記録としてガントチャートに完了日を後から書き足しておくようにします。その完了分を書き込むために1行空けておくとか、メモを書くためのスペースは広めにとっておくとよいですね。

つまり、こういうことやるのにこれくらい時間かかったっていうことは残しておく。これくらいなら時間も取られず悩むこともなく、次の作業時の教訓になったりするので無理なくやっていけてます。

物事は柔軟に。

こんな風に後からガントチャートに書き込む形は本来の工程管理とは違うかもしれませんが、この1ヵ月で自分はどんな風に動けたのかを把握することはできるので、次の計画を決める時の大きな資料にはなります。何も残さないよりは自分のことがわかるようになってくるので、だんだん先に予定を立てられるようになっていきます。うまくいかないなら振り返ることも大切じゃないですか。

うまく計画を立てるっていうのは、これまでの経験あってのことですからね。

もちろん仕事の分野に違いがあって単に記録していくことが万能とは限りませんけども、最初から完璧を求めず柔軟に対処していくことも大事だよね、という話でした。

結局、個人で使う手帳はどんな使い方しても誰も怒りません。自分のやりやすい黄金パターンを見つけられるまではとにかく試してみるのが一番かと思います。

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