進行中の書類を出し入れしやすく。キングジムのホルダーインで。

進行中の書類を出し入れしやすく。キングジムのホルダーインで。

よく見る書類の管理がしやすいファイル「ホルダーイン」。使ってみたらとてもよかったので、レビューと自分の書類整理の概念を交えて話をしていきたいと思います。

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普段遣いの場所を使いやすくしたい

会社勤めをしていた頃は全部の書類を自分のテリトリーで管理するわけではなかったから、置き場所の問題に悩まされることはありせんでした。基本的に自分の手元から離れた仕事の書類は別の場所での保管じゃないですか。いくつか案件をかかえてたにせよ、常設で自分のデスクに置いておく書類はそんなに多くないし、クリアホルダーがあれば事足りるイメージではありました。会社で用意してくれている事務デスクって収納が多くて有能ですしね。

しかし自宅で仕事をする今は、書類の管理には悩まされてきました。

私はデータ作成をする仕事が主軸なのであまり紙書類を必要としない職種ですが、諸事情から紙を無くしては仕事にはならないので、圧倒的に場所が足りてません。(趣味のものが多すぎるからそうなってることは否定しませんが)

デフォルトの書類管理(自宅で仕事する場合)
  • 保存書類としてめったに見なくていいものは押入れの奥に保管。
  • 押し入れの手前は年に数回は開くもの。
  • 部屋の本棚には月に数回は開くもの。
  • ここ最近でよく使うものはデスク脇に。

書類管理をざっくり説明すると上記のような形になります。この中で重視したいのはやっぱりデスク周り。毎日触れる場所だから、作業の動線をしっかり作りたいなーと考えるわけです。

そんな中でデスク作業の流れをよくしてくれたのが「ホルダーイン」でした。

(ホルダーインは以前、コメントで教えていただきました。)

ホルダーインの概要

ホルダーインの見た目はどこにでもありそうなファイル。

このファイルの何がそんなにいいのか。あまりに普通すぎる外観ゆえ、この良さが伝わりにくいのがもったいないですね。だからって奇抜がいいわけじゃないですが。

メーカー公式 外向きポケットで書類が入れやすい!「クリアーファイル ホルダーイン」

どんなものか簡単に説明すると、クリアポケットファイルの薄い透明ポケット部分がハリのあるクリアホルダーになっているファイルです。ある意味クリアホルダーの集合体ともいえます。

・・クリアケースだのホルダーだの横文字で説明するとなんだかわかりにくい気もするのですが、そこはここでの記事内の写真と動画も見ながら判断してもらえれば。

A4サイズで発売されている種類

私が使っているものはA4サイズの8ポケットタイプのものですが、他にも選べる種類があります。中身の書類の回転が早い場合は、4ポケットで十分かなとも思えます。薄さも魅力的ですし。

型番No.6171T
ポケット数(最大収容枚数)ポケット:4枚(最大収納枚数40枚)
ピンク、黄色、水色、青、茶、透明、赤、黄、緑、紫
サイズ・A4縦型高さ315×幅240×背幅7mm

型番No.6171TW
ポケット数(最大収容枚数)ポケット:8枚(最大収納枚数80枚)
ピンク、黄色、水色、青、茶、透明、赤、黄、緑、紫
サイズ・A4縦型高さ315×幅240×背幅13mm

ただ、扱うカテゴリーがどんどん増えていくと4ポケットでは足りないので、余裕をみて8ポケットという選び方もある。12ポケットはだいぶ多いのですが、とにかく全てこの一冊に収めたい場合は選択肢に入ってくるのかな。

型番No.6171-3T
ポケット数(最大収容枚数)ポケット:12枚(最大収納枚数120枚)
ピンク、黄色、水色、青、茶、透明、赤、黄、緑、紫
サイズ・A4縦型高さ315×幅240×背幅16mm

この他に、A5サイズのものも発売されています。

使い心地はクリアホルダー感覚。で、表紙付きの普通のファイル。クリアホルダー単体を立てかけようとすると折れ曲がってしまうけれど、ホルダーインに入れておけばしっかりと立てかけて使えます。とりあえず折れないっていうだけでもストレス減りますよね。

ポケット部分が使いやすい

ポケットはクリアホルダーなんですけど、ひとつひとつ中身を差し込みやすいように開きやすい作りになってて、普通のホルダーよりも扱いやすいです。

また、クリアホルダーに挟んだ資料をページをめくるようにして扱えます。

中身を確認しながら差し込んだり抜き出したりの動きがとてもスムーズ。

普通の薄い袋のファイルだと内側や上部が開く形になっているけれど、ホルダーインのポケットはガバッと外向きに開き口がついててくれることがまず有り難いんですよね。頻繁に出し入れするなら、外側から入れるほうがやりやすいです。

紙が抜け落ちやすいかと思いきや、ゴムで挟んで閉じるようになっていることもあって案外大丈夫。

持ち出し系とデスクで使う系は分けたほうがいい

それではクリアホルダーを使った書類管理という点で、ファイルとして束になっている方がいいのか単体で扱うほうがいいのか。これまでの書類整理の動線を思い出しながら考えてみましょう。

クリアーホルダーを使うということ

クリアホルダーというのは、薄くて紙を簡単に挟み込めるやつです。一枚に30枚くらいまでなら違和感なく挟めます。あまり枚数が多いとフィットしてなくて逆に使いにくくなるけれど、だいたいは小さいことは気にせずに使えるのがよいですね。

これがクリアホルダー。

書類整理の王道と言っても過言ではないクリアホルダーですけども、はたしてこれがあれば大丈夫と言いきれるのでしょうか。

クリアホルダーのイメージ
  • 単体は慣れ親しんだ万能選手
  • 穴あけなしで中身が見える、手軽なファイリング
  • 動かす時はホルダーごと
  • 薄さが魅力な反面、頼りなさを感じるときもあるけど

このように押し並べて良好なクリアホルダー。

時折気になる点はあれど、必要なホルダーを取り出して別のケースへの入れ替えがしやすいという点では間違いないものだと、私も信じています。

提出書類と自分用の書類を作業時の時点で分けておいて、出かける直前には必要なクリアケース部分を抜き取り、いつものドキュメントケースへ入れてもっていけばよい形が取れる。

特に仕事中の段取りの中で、提出書類は早い段階で持っていくだけの状態にしておく時ね。人に渡すならクリアホルダーに入れた状態で一緒に渡しますしね。こっちは自分用の書類でこっちは渡す用で・・と。封筒だけでは心もとないため、なんとなく保険としてクリアホルダーもつける意味も込めて。

この流れが自然にできるのは、クリアケースだからこそ。持ち出し系書類はクリアホルダーを基準に考えるとスムーズなのです。

そして渡したり受け取ったりを繰り返しながらだんだん増えていくクリアケース。気がつけば作業時の書類整理で案件ごとに分けた簡易的ファイリングで使うことも多くなってしまった。

はい、ここに弱点が隠れています。

じゃんじゃん新しいクリアホルダーを出しまくって使っていると・・

気がつけばホルダーが増えすぎて逆にわけがわからなくなってしまうのね。

時系列が違えば別々のホルダーに挟んでしまっていて、後で見直せばこんなにホルダー使わなくても良かったよね・・って思うこともあるんだよね。


クリアホルダーをあまり目的を考えずに使っていると、後でやろうと思って寄せている書類はどんどん忘れ去られていく・・といった懸念があるのです。あくまでも定期的な整理ができてこそ、ちゃんと使えるいつものクリアホルダー管理。(完全に私ができていないだけの問題でもありますが・・。)

ハッとしました。そして、私は普段の書類整理をクリアホルダーだけに頼るのを避けるようになりました。

キングジムのホルダーインの使い方

一方、キングジムのホルダーインはクリアホルダーがまとまったファイル。

なにがそんなに違うのか。これは使ってみるとわかる便利さがあります。今までの書類管理に疑問を感じたらぜひとも使ってみて欲しいです。

一番キテるなと思える使い方は、進行中の書類の管理です。

自分のデスクという限られたスペースで、現在進行系のそばにおいておきたい書類をまとめておくには最適なファイルかと思います。

ホルダーインの特徴
  • ホルダーをタグ感覚で管理。ファイルはカテゴリー。
  • 取り出すのは中身だけ
  • 立てかけOK

具体的な使い方としては、

ノートパットやコピー用紙でメモ→ページを剥ぎ取ってホルダーインへ挟めておく。

ちょっと残しておきたいプリントアウトした紙→もちろん一緒に挟んでおく

パンフレット資料など→必要ならば挟めておく。

どこかで書いた手書きの小さなメモ→とりあえず用が済むまでは入れておく。

単体のクリアホルダーと基本的にやることは変わらないんですけど、それよりも分類がしっかりできるのですよ。確実に進行中のものはコココンパクトに決めておける。それでいて出し入れもしやすいから、タグとカテゴリーの分け方をはっきりさせながら管理できるというか。

クリアホルダーはいわゆるタグで、それらをまとめたものがファイルでカテゴリーという位置づけで考える。「進行中」というカテゴリーの中に種類別の仕事が並ぶ。

・・・そんなイメージで私は使っているんですけども、形がしっかりしているからどこに置いても扱いやすいっていうことが一番の理由なのかも。

クリアホルダーだけが散乱していると、そのあたりの識別がわかりにくくなっていくんですけど、最初からある程度まとめて管理するなら迷いにくい。あえての定期的な整理する時間を作らなくても、普段から書類を見るついでに整理しやすい、といった感覚ももてます。

クリアホルダーにタブをつけて仕切りをつけて分けておいてもいいんですけど、場所をとるんですよね・・。事務デスクのような大きな引き出しがあれば別ですが。

クリアホルダーを平積みして、箱状のもので仕切りをつけて管理するのもよくみる光景です。しかしそれも場所を取る。A4て結構大きいです。いつも書類が出しっぱなしになるのも気になる。

結局どちらも限られたスペースを使うしかない狭い場所では難しい管理方法なので、代わりに進行中ファイルとして、ホルダーインを活かせるという結論でした。

ただし、これを持ち出し用書類の管理で使うとすれば少々クセがあるかもしれません。

必要な中身を取り出す際はいったんファイルから用紙を取り出し、新しいクリアケースへ差し込んでから持ち出し用のドキュメントケースに入れて持っていくことになるよね。

ホルダーインのポケットが大きめに作られているから強引にクリアケースごと保管しておいてもいけるんだけど、ちょっと取り出しにくくなるから、それをやるなら一緒に挟めておくくらいでいいかな。

いかんせんファイルだからカバンの場所をとる・・。しかも重い。8ポケットのでもファイルにしては重量感あります。

今までいろんなタイプのドキュメントケースを使ってきましたが、外に持っていく用のケースは状況に合わせたものを使う方が書類の出し入れがスムーズです。人と会って話をする時に迷わずすぐに資料が取り出せるのか。帰り際ももたつかず書類をカバンへ仕舞ってこれるのか。想像してみてください。

あー、でも、カタログを見せながら説明しつつ、よければ資料を渡す・・というような場面だと便利かも?・・んー、でもあんまり荷物を重くするのは嫌かも・・?

私は今のところ、ホルダーインはデスク上だけで使うほうがしっくりくるかな。

必要かどうかの見極め方

この手のファイルが必要かどうかは「どういう状況の時に使う書類を、どう整理したいのか」で決まります。ただし人によって動線は違うから、誰かが勧めているものが自分にあてはまるとも限らず、結局使って見なくちゃわからないのが、辛いところなんですが。

でも、なんとなく買うんじゃなくてこんな動きができないかな?とイメージしてから使ってみると、次に出会う道具のヒット率があがります。

イメージしている使い方ができそうか、この記事で判断の基準にしてもらえれば。

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