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クリアファイルをまとめて管理。シンプルな書類整理でわかりやすく。

記事内には広告が含まれています。(管理人のやる気UPのため)ご理解の上、ご利用ください。

クリアファイルの使い勝手を引き継ぎつつ、同時に整理も行うことができれば、机周りのごちゃつきは確実に減ります。

とりあえずカオスになっていく状況を何とかしたくて、デスク周りで使える定番の書類整理グッズをテキトーに選んで使っていませんか。一時的に見た目は整うけれど、意図する使い方に沿っていないとまた散らかっていきます。

自分もそういう境遇に悩んでいて、もうむやみやたらとモノを増やしたくない境地に差し掛かりました。悪循環を止めてくれた唯一のファイルは以下の2種です。

キングジムの方は無難に普段使いしやすいファイルです。

コクヨの方はシリーズで揃えて使うと便利なものです。

どちらもクリアファイルのシンプルな使い勝手を引き継いでいて、書類整理の動きがわかりやすい。さらに狭いデスク周りから外出時まで、とりあえずこのタイプを持っていれば、スムーズに書類をまわしていけます。デスク周りと外出用で別々のケースを準備する必要がなくなり、整理するハードルがかなり下がりました。

書類を管理するために機能的に使えるものお探しの方は、検討材料にどうぞ。

クリアファイルとクリアホルダーの違いについて

クリアファイルは、書類を気軽に挟んで保護できる薄いホルダーのことです。メーカーによって言い方が違うので紛らわしいのですが、クリヤホルダー(クリアホルダー)クリアファイルは同じ形状のものを指してします。

クリアファイルをひとまとめに管理できる「ホルダーイン」

キングジムの「ホルダーイン」というものは、よく見る書類の管理がしやすい形が気に入っています。とあるコメントでお知らせ頂いたことがきっかけだったのですが、初めて使ってみたら「まさしくこういう感じのが欲しかった・・・!」という感動がありました。

ポケットがクリアファイルだから書類が入れやすい

キングジムのホルダーインはクリアホルダーがまとまったファイル。どんなものか簡単に説明すると、クリアポケットファイルの薄い透明ポケット部分がハリのあるクリアホルダーになっているファイルです。ある意味クリアホルダーの集合体ともいえます。

ポケットはクリアファイルそのもの。クリアファイルがそのままひとまとめになっている感じ。ひとつひとつ中身を差し込みやすいように開口が外側にあります。

また、クリアファイルに挟んだ書類は、ページをめくるようにしながら確認していけます。

ポケット自体はクリアファイルの形そのものなので、差し込んだり抜き出したりの動きがとてもスムーズ。

  • 基本的にクリアファイルと同じような使い方でいい
  • 最初から束になっているので、後からグルーピングを行う手間がない

ある意味クリアファイルを利用していくよりも難易度が下がるのではないかと思っています。

ありそうで滅多に見かけないこの形。
外出時の持ち出しファイルでも、書類を分類分けして持って行く際にも使えます。

  • 普段はデスク周りで、入れ替えが多い書類を入れる
  • 持ち出す書類をこのファイルに整理して持ち出す

家でも外でも使えるものを探していて、持ち物を減らしたい方にもおすすめです。

なお、この形は紙が抜け落ちやすいのではないかと思いきや、ゴムで挟んで閉じるようになっているので案外大丈夫です。

ちょっとチープなゴムなんですけども。

分かりやすい使い方

一番キテるなと思える使い方は、進行中の書類の管理。よく使うからそばにおいておきたい書類をまとめておくのに適しています。

ホルダーインでの書類管理イメージ
  • ホルダーをタグ感覚で管理。ファイルはカテゴリー。
  • 取り出すのは中身だけ
  • 立てかけOK

ノートパットやコピー用紙でメモ

  • ページを剥ぎ取ってホルダーインへ挟めておく。

ちょっと残しておきたいプリントアウトした紙

  • もちろん一緒に挟んでおく

どこかで書いた手書きの小さなメモ

  • とりあえず用が済むまでは入れておく

気軽にどんな書類でもホルダーインに挟んでおけば無くしません。書類整理の第一歩は、まずは書類を迷子にさせないこと。そこがクリアできていればなんとなかるものです。

  • 手軽に出し入れできる
  • タグとカテゴリーの分け方をはっきりさせながら管理できる

形はファイルですが、使い勝手はクリアファイルと変わらないポケットだからいいのです。書類の差し込みがしやすいので、後でやろうとはならずに、先に振り分けてしまっておこうかなという気持ちで使えます。

動作に難しさがないところが最大のポイントですね。

書類の持ち運びで使う場合の注意点
  • 書類を入れすぎると、結構重くてかさばります・・

ホルダーインを持ち出し用書類のファイルとして使う場合は、書類ケースとしてシンプルに使うのがよいでしょう。ファイルという形状ゆえカバンの場所をとるので、その辺も考慮していただければ。

発売されている種類はA4のみ

私が主力で使っているものはA4サイズの8ポケットタイプですが、他にも選べる種類があります。

以前は4ポケットも販売されていたのですが、現在は終了しています。

軽めの保存なら4ポケットも助かるんですけどね・・。

12ポケットは一見多く感じますが、年間を通した管理にはちょうどいいポケット数です。領収書整理などの月別管理を行うなら12ポケットがいいでしょう。

型番No.6171TW
ポケット数(最大収容枚数)ポケット:8枚(最大収納枚数80枚)
ピンク、黄色、水色、青、茶、透明、赤、黄、緑、紫
サイズ・A4縦型高さ315×幅240×背幅13mm

型番No.6171-3T
ポケット数(最大収容枚数)ポケット:12枚(最大収納枚数120枚)
ピンク、黄色、水色、青、茶、透明、赤、黄、緑、紫
サイズ・A4縦型高さ315×幅240×背幅16mm

メーカー公式 クリアーファイル ホルダーイン | ポケットの上から書類を入れるタイプ | ファイルとテプラのキングジム

使い心地はクリアホルダー感覚で、表紙付きの普通のファイル。見た目の通りの使い勝手です。クリアファイル単体に書類を入れて立てかけようとすると折れ曲がってしまうけれど、ホルダーインに入れておけばしっかりと立てかけて使えます。

無印のファイルボックスにもギリギリ収まるよ。

効率的に書類整理をして、机周りを広く使って、ドリンクカップをそばに置いて、気分を盛り上げたところで一気に集中して仕事を終わらせてしまいましょう。

クリアファイルそのものを整理、KaTaSuシリーズ。

お馴染みのクリアファイルをいい感じに活用していくなら、コクヨのKaTaSu(カタス)シリーズですね。

こんな時におすすめ
  • 普段からクリアファイルをよく使っている
  • 書類を広げる場所が固定されていない(例:会社⇔自宅、会社⇔隙間時間での作業・・など)
  • 書類を外へ持ち出す機会が多い

「KaTaSu<カタス>」は、忙しいアクティブワーカーの快適な書類整理・活用をサポートする
「クリヤーホルダー」(クリアホルダー)を中心としたステーショナリーシリーズです。

クリヤーホルダーファイリング KaTaSu<カタス>|商品情報|コクヨ ステーショナリー

このKaTaSuシリーズは、クリアファイルを基準に書類整理の流れを作っていくことを目的に作られています。仕事で使うのはもちろん、家庭内の書類整理でも一役買ってくれる優れもの。

このシリーズには種類があるのですが、私が揃えているのは以下の3種類です。

最低限この3つがあれば、書類は回していけてます。

みんな大好きクリアファイル(クリアホルダー)は書類の保護や区分けに自由に使えるところがいいのですが、数が増えると散乱しがち。そこをカバーしてくれるのがこのシリーズの最大の特徴です。

この他に取っ手付きのファイルボックスと、クリアファイルをスタンドさせながら使えて、持ち運びに便利な専用ケースのドキュメントバッグがあります。

クリアファイルに見出しを付けるのが簡単なインデックスホルダー

インデックスホルダーは見出し付きのクリアファイルです。

クリアファイルを立てて使う際は、中身に何が入っているかを判別するために、見出しも一緒につけるのがセオリー。どうせクリアファイルに見出しを付けるのであれば、最初から見出しが付けられるクリアファイルを使えば早いじゃないですか。

普通のクリアファイルの場合は厚手のフィルム付箋を貼り付けて使うことになるのですが、見出し付箋は枚数が少ないのでよく切らしていました。しかも厚手のフィルム付箋はちょっと高め。コスパ重視で100均で買うと外れやすかったり、折れ曲がる・・。

このような事情から頻繁に使うにはやや躊躇いがあったのですが、見出し付きのクリアファイルに切り替えてからはそんな心配は皆無になりました。

「インデックスホルダー」は最初から見出しを付けるスペースが設けられています。

しかもこのインデックスには、よく使う付箋サイズがぴったりと収まるときた。付箋はカバーで挟み込むようにセットするので、見出しが剥がれ落ちることはありません。

定番サイズの50×15mmのポストイット

ふせんは52×15mmがちょうどいいサイズとされていますが、私が使っているのはポストイットの50×15mmのどこにでも売っているもの。十分使えます。ここに入ればいいだけなので、テープ付せんでも、マステでも大丈夫です。

本棚などへ立てかけた状態にすると、山の高さがベストな位置で決まっているところもいい。

見出しのついていないクリアファイルも普通に使うので、さすがに完全撤廃するわけにはいきませんが、自分がデスク周りで使うクリアファイルをこちらに差し替えてからは、だいぶ管理がスムーズになりました。

公式 インデックスホルダー|クリヤーホルダーファイリング KaTaSu<カタス>|商品情報|コクヨ ステーショナリー

これなら、インデックス付箋を貼る位置を一生懸命探さなくていいんだよね。

ずっと大事にインデックスホルダーを使ってます。

クリアファイルをグループ分けしながら管理する

変則的なサイズの資料が入り混じったり、クリアファイルの枚数が増えて微妙に管理に困ったら「グルーピング」の方法を試してみましょう。

この場合は、同じシリーズ内のグルーピングホルダーが便利です。

  • クリアファイル・・・小カテゴリ
  • グルーピングホルダー・・・中カテゴリ
  • ファイルボックス・・・大カテゴリ

グルーピングホルダー」はこのような位置づけで分類分けができるものです。

ホルダーにマチはついているのですが、きれいにつぶれるので中身がなければ基本はフラットな状態でストックしておけます。グルーピングホルダー自体は華奢な作りなのですが、紙のようにボロボロになっていきませんし、使っていない時に端っこに立てかけていても、存在感を出し過ぎることはありません。

よくあるファイルを使ってしまうと、表紙や背表紙の厚みが収納の邪魔ですし、狭いデスク上で広げるのも大変じゃないですか。結局普段使うものはこんな感じで充分なのです。

マチ付きのクリアファイルみたいな作り。封筒の形状よりも大きく開くので出し入れがしやすい。

そしてグルーピングホルダーにクリアファイルを入れて使うことがきでるのはもちろんですが、ノートやパンフレットなどの冊子状のモノも一緒にまとめておけるんですよね。

コクヨのグルーピングホルダーを立てて使うイメージ
クリアファイル以外でも使えるのがいいのです

中身の使用頻度が高い時は、取り出し口を手前に向けてホルダーを立てたまま中身を取り出しやすく置きます。保管で使う場合は、タイトルをつけて背表紙を見えるように逆に置けばよいです。

ガチ保存するならしっかりめのカバーを選びたくなりますが、一定期間出し入れを繰り返し、状態を保てればそれでいい書類は、軽めに束ねておく方が使い勝手がいい。

そういったわけで、提出書類、印刷された資料、データ、自分向けのメモ資料・・など、ひとつの仕事内で分けて管理しておきたい紙書類の整理に大変重宝しています。

公式 グルーピングホルダー|クリヤーホルダーファイリング KaTaSu<カタス>|商品情報|コクヨ ステーショナリー

A4書類に限らず使えて、メモ用紙もポイポイ放り込んでおけるところがいいんだよね

クリヤーホルダーファイルで持ち出しをスムーズに

クリアファイルに入れた書類をまとめて運び出したい時は、クリヤーホルダーファイルが便利です。

A4サイズのケースは数あれど、クリアファイルが収まる入れ物は限られてきます。さらに、場に応じた「取り出しやすさ」まで考えられたケースは滅多に見かけません。

クリヤーホルダーファイルは、書類の保護ができて外出時でもデスク周りでも取り回しがきくケースです。

  • B5やA5などのA4よりも小さいサイズのクリアファイルでは使えません
  • 同じシリーズの見出し付きインデックスホルダーをセットした方が使いやすいですが、普通のクリアファイルでも使えます

クリアホルダーをセットする方向がまたいいんですよね。

クリアファイルの開口部は内側ではなく外側に配置されます。つまり、ファイルされている形のままでクリアホルダーの中から1枚だけ取り出すこともできます

インデックスホルダーを使うとちょうどよく見出しが覗いているので、目当てのファイルを見つけやすいです。

私は主に持ち出し要因として活用していますけども、普段の書類整理でも十分に使えます。

  • とにかくいつものクリアホルダーをそのまま使えるから気楽
  • 中身の書類の出し入れがしやすい
  • クリアホルダーごとの出し入れもしやすい
  • デスクに立てかけておく時は、分類分けに使えてクリアホルダーの整理ができる

このように押しなべて良好な使い勝手なのですが、多少使い方にコツが要るので、そこは共有しておきたいと思います。

  • クリアファイルに入れる中身に厚みがある(セット枚数が多い)と扱いにくい
  • 持ち方にコツがいる。角度が大事。

クリアホルダーは最大で10枚(クリアホルダーに1枚挟んだ場合)セットできます

もし書類をたくさん挟んだクリアファイルを複数運び出したい場合は、同シリーズのドキュメントバッグの方がいいと思います。

ストレスフリーに使うには

ネーミングのとおり、クリヤホルダー(クリアホルダー)を挟めるだけのファイルなのですが、中身を欲張ると使いにくいので、入れすぎ注意です。

見開きの真ん中に折り込みがありますけども、ここにクリアホルダーを挟めて使います。金具で固定したり、ズレないように抑える作業は一切ありません。

クリアファイルを収める時はいいのですが、開きっぱなしにして使いたい場合は意にそぐわないかもしれません。デスクにガバッと見開きで広げるような動作はできないので。

広げるときは冊子を片手で開き、もう片方の手でページ送りをしたり、ファイルを取り出すような動きをすることになります。

ファイルの表紙になるカバー部分ていうんでしょうか。ここに絶妙な角度の折り目がついています。この折り目を中心に開くイメージで広げると、片手できれいに開いたまま持つことができます。

私は右利きですけども、左手でクリヤーホルダーファイルを持つようにしています。以下のような手の使い方。

親指を使って、折り目部分をグッと抑えるイメージで持つと扱いやすいですね。

ファイルにはタイトルが付けられる仕様になっています。なので、普段使いでファイルボックスや引き出し内に立てて保管しても違和感がありません。

中でも外でも兼用で使えると、無駄に道具を増やさなくて済むのがいいよね。

公式 クリヤーホルダーファイル|クリヤーホルダーファイリング KaTaSu<カタス>|商品情報|コクヨ ステーショナリー

まとめ

キングジムのホルダーインは、手軽に中身を整えながら使うファイルとして。大がかりな書類整理をするほどではないけれど、ある程度カテゴリーを作って管理しておきたい時に使いやすいですね。

コクヨのグルーピングホルダーやクリヤーホルダーファイルは、いつものクリアファイル管理にプラスした使い方ができます。専用の見出し付きのホルダーだけでなく、普通のクリアファイルでも使えるので、これまで使ってきたものが無駄にならないのがよいかと。

少し入り組んだ書類管理をしていく場合は、クリアファイルを使った管理の方がやりやすいですね。

書類管理は見た目を整えることも必要ですが、使うタイミングに合わせた導線づくりが命です。

以上、書類整理の補助に、使って便利なアイテムの紹介でした。

コメント

  1. らら より:

    このファイル、気になっていました!でも細かい部分の作りが分かりにくくて購入を躊躇していたのです…
    こちらの記事のお陰でよく分かりました(^ ^)私も買ってみます!

    • ぴらめこ ぴらめこ より:

      ららさん、こんにちは〜
      嬉しいお声をありがとうございます。
      お役に立ててよかったです。
      ぜひ使ってみてください〜!

  2. Yukino より:

    最近キングジムからもホルサックというコンセプトが似た商品が出ましたね!
    ホルサックは早速買ってみたのですが、コクヨの方が自分の目的としては使い勝手が良さそう…?
    表紙が斜めに折れるとか、画像だけではわからない情報がたくさんで、ありがとうございます。

    • ぴらめこ ぴらめこ より:

      Yukinoさん、コメントありがとうございます。
      キングジムのホルサック、早速探してみました。なるほど、こんなのも出てきたのかー、と早速メモっておきました。

      コクヨの方は差し込みが単純なところがよいですが、ページをめくってクリアファイルのように使うには挟みこんだ部分が見えにくいです。
      キングジムの方はしっかりめに差し込む感じで抜け落ちにくそうなこと、それに見開きの状態にしても使えるのはなかなかいいですね。

      携帯性かファイリングかどちらか選ぶことになるのかなあ。
      いいもの教えて頂き、ありがとうございました!

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