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ガントチャート式の手帳も使ってみることにしました。

思い切ってガントチャート式の手帳を試してみた話です。個人で使うにはどう使えばいいのか、どんな項目を設定すればいいのか考えてみました。

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ガントチャートとは。

まずは「ガントチャート」とは何かというところから。

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ガントチャートとは、プロジェクト管理や生産管理などの工程管理に使用される表のようなものです。

工程表、スケジュール表、管理表などともいうこともあります。チームで作業する時には相互の進捗具合がひと目でわかるので大変便利な表といわれています。

しかし作り方によって、よいものにもイマイチなものにもなりうるので単純にあればいいという物でもありません。

計画表はあったに越したことはありませんが、それだけに頼らないように一緒に仕事する人達との意志の疎通も大事ですし、必要に応じて変更していくことも踏まえつつ計画を考えて行く柔軟さもほしいですし。なんというか仕事には一言では言い表せないような苦労も多々あるわけで、その辺を見越した工程管理表を用意するというのはなかなか難易度高いことなのではないかと思われます。

ガントチャートはどんな人に向いているの?

だいたいはチームでプロジェクトを成し遂げる為の計画表として知られているガントチャートですが、近頃は手帳活用の話題をみていると自己管理のためのツールとして使っている方も見かけます。

特にフリーランスにオススメらしい・・・

ある日開いた雑誌にフリーランスにオススメの手帳として「ガントチャート式」が載っていました。私も個人事業主なんですよね、一応・・。

私の場合は、実質この仕事をすればお金が入るという直接的な作業だけやっていればいいわけでもなくて、案外地味な作業も多くてですね。それに加えて家事仕事もあるので、公私に区切りなく意味がわからなく忙しいという自体に陥りやすい。で、気がつけば週末がやってきて、月末もやってきて、はたまた1年までもが疾走していくこの感じは何なのか。そこをもうちょっと身のあるモノにしたくてあがいて何年たったのか・・・(遠い目)

今まで気がつかなかったけれど、いわれてみれば確かにあっているような気もしなくはない・・?

この後購入した手帳にも書かれていましたが、

製造業、イベント業、制作会社の工程管理、営業の物件管理、秘書業務、資格取得の勉強の進捗管理、就職活動、受験勉強、部活動のトレーニング管理、通院予定の管理、結婚式、出産準備、など

・・・といった具合に、かなりいろんな場面で使えるということになっています。

たしかによくよく考えると会社員でも学生でも主婦でも複数の予定を抱えていることもありますし、結局誰が使っても使い方次第なんですよね。立場はどうあれ同時に複数の作業を計画的に終わらせていきたいと思うなら、ガントチャートを使ってみるのもよいのではないかと思います。

個人でガントチャートを使いこなすには。

しかしガントチャートをどう使うかなんて最初は全くイメージできなかったんですよね。そこで、モヤモヤと考えてるだけでは始まらないので・・・

ここはひとつ、数ヶ月お試し期間を設けることにしました。

最初はフリー素材で試してみる

どういうことかといいますと、テンプレートをフリーでダウンロードさせていただいたのです。昨年の10月から12月まではプリントアウトした紙で予定組んでみてました。
いきなり手帳を買うのがためらわれる時はこういうのは大変ありがたいであります。ありがとうございます。

こちらでダウンロードできます。
pdf de calendar

#16049_月間ガントチャート(2ヶ月左右)[A4Y,M/G] « pdf de calendar

PDFをA4サイズでプリントしたんですけども、バランスもよく項目も多目に用意されているので使いやすいです。カラーが選べるのも嬉しいですよ。

これを使って、練習として実際に書き込んで運用してみたわけなんです。
しかし感覚ではわかっているつもりだけど、いざ書きこもうとすると何を基準に考えればいいのか出てこないんですよね。これが。
そこでガントチャートに関する詳しい話を参考に、項目を洗い出してみました。

記入する項目の考え方

ガントチャート式は左のタテ軸に項目を記入、ヨコ軸にある日付にそって予定を入力していきます。

タテ軸に記入する内容について

タテ軸はみてのとおり、項目です。やることリストみたいなものでしょうか。

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しかし普段からタスク管理に慣れている方なら書き込みやすいかもしれませんが、私はいまひとつペンが進まなかったので、とりあえず普段やることや自分が左右されやすい予定を洗い出し、箇条書きにしてから項目を決めました。

【A】プロジェクト
  • 請負の仕事
  • 自分で進めている仕事
  • 家事でやっておきたいこと

【B】予定
  • 打ち合わせ
  • 家族の予定
  • 自分の予定(趣味も含む)
  • 自分の体調

非常にシンプルにまとめていますが、これが私のタテ軸に記入する主な内容になります。あくまでも「私の」解釈なので、参考になるかわかりませんが・・・。【A】と【B】に大きく分けたのは、ちょっとニュアンスが違うものだからです。

【A】の各項目はプロジェクトにあたります。一番自分の中で重要視したいところなので、これをさらに細かめに分類して書き込みます。

例えば請負の仕事は個別に顧客ごとに分割して書いていきますし、私用な仕事も分割してそれぞれ書いていきます。ブログひとつとっても調べ物、写真撮影、文章作成、校正と数日にわけて作業することが多いのでその辺も分けて記入したりしています。

家事も寝具やマット類などの大物の洗濯とか、拭き掃除とか、あんまり頻繁にやらないようなことを分けて書いたりしてます。

【B】の項目は主に予定です。
これも書いておくと作業できる日数が計算しやすくなります。逆にすでに予定が入っているその日は別作業はしないと割り切ることもできるんですね。自分の予定は先に確定させてちゃんと休む日も設けるようにします。

横軸は目標を基準に設定する。

プロジェクトで必ず決めなくては行けないのが開始日と完了日です。請け負った仕事に期限があるのはもちろんですが、後回しにしてしまいがちな自分の仕事も心を鬼にして期限を設定しなくてはいけません。

目標というのは、この仕事でいくら稼ぐというような抽象的なことではありませんよ。稼ぐためにはこの仕事をこの日から始めてこの日に終わらせる、という具体的な動き方を設定していくのであります。

予定の決め方は難しい・・

しかし言っていることはわかっていても、いざ自分に当てはめてみると案外上手く配分できるほど簡単じゃないんですねこれが。予定表なんてすぐできるであろうと思ってたら、数日かかりました。しかも途中で別の用事も入ってきたりして、全く決めたとおりに動けず、予定表は一向に完成する気配はなく・・・

急に割り込みの予定が入ることもありますし、だいたい家族が病気になると全く予定通りになんていきませんよ。自分だってお腹痛いとか頭痛い日もありますし。結局最初に決めた通りにいくわけでもなく、自分の予定を引き延ばしたりして調整が必ずはいります。

そんなわけですから、なるべく余裕をもった日程と普段から状況の把握が大事なんですよね。あとで変えるとしても、一旦流れを作らないと動けないことがありますから。期限ありきの仕事だからこそ、前後に予備日を設けて少しくらい予定を動かしても支障が出ないようにしておかなくてはなりません。そうして、目標の期日を決めていくのです。

解決策→必ず変更ありきで考える。

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計画をたてるのはいいのですが、くれぐれもいきなりハードルをあげて無理な計画をたてないようにする。私のレベルではこれに尽きます。
期限は緩めに設定し、もし早く終わったら別のことを進めていったり、余裕があれば息抜きに費やしてもよいことにする。ひとまずこれで。

追い込み過ぎると長続きしません。かといって緩すぎる設定は進歩がなくなるので難しいところですが、ちょうどいい加減を模索しながら毎月目標を考え直す方向でやってみてます。

書き直しのできる消せるペン(フリクション)で書き込み、気になる補足情報を書き込むためにスペースを広めにとっておくのもよいですよ。付せんを活用するのも有効ですね。

悩みながら書いていますけど、こればっかりは繰り返してやってみないとわからないものですね。あんまり急いで作り上げるものじゃないなっていうのはわかりました。決してここで完璧を目指すものでもない。

結局手帳買いました。

まだまだこれといった書き方は定まってないですけども、ガントチャート式の手帳も買ってみました。

ダイゴーのプロジェクトダイアリーレビュー。

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A5サイズのカバーノートにぴったりはまります。

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30枚ノートと同じくらいの厚さでカバーに挟んでも違和感なく使えますよ。使っているカバーはコクヨのシステミックです。

プロジェクトノートの概要はこんな具合です。

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マンスリー部分の特徴として、サイドに縦一列でカレンダーもついてます。ブロックごとに罫線が入っているので書き込みやすいです。

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ガントチャートのページは1ヶ月分が見開きでぴったり収まっています。書き込める項目は10項目と数字がついていますが、午前・午後とわけたり、自社・外注先、などと分けて使うことができます。

決まりはないのであまり型にとらわれずに好きに使うのもよいでしょう。上のスペースにはタテ軸の項目の数字と合わせて目標を書き込める枠があります。

ダイゴーの手帳はインクがのりやすい紙質でインクの色が薄めのフリクションでも比較的はっきり書き込めます。しおりはついていないので、必要であれば自分でカスタマイズを。

使い始めたばかりで模索中の私が言うのもなんですけども、やはりガントチャート式だと全体の進行状況が俯かんしやすいのが醍醐味ですね。予定をぶつかりにくく配置できますし、自然といろんなことをバランスよく進めていけるのが大きいです。

個人でガントチャート式手帳を使ってみた感想

もともと手帳は他にも使っていました。

1日1ページタイプのEDiT手作りしたA6サイズの手帳A5ノートがあるのでこれ以上増やすつもりはなかったんですけども、違うタイプの手帳も使ってみると新しい発見があることは確かです。

ただ、私の場合は頻繁に予定がずれていくので紙で管理すると書き直すのが大変だなー・・・っていうところでありました。あんまり書き直しが多いとめんどくさくなってきます。

なんていうか、全ての予定をガントチャートで管理してしまおうと考えるからよくないんですよね。感覚的にガントチャートで考えるのが向いてる仕事と、全くむいてない仕事があるんですよ。

一概にフリーランスだから向いてるとか、そういう単純な話ではないです。無理に固執せず、一部分の重要なプロジェクトだけ抜粋して部分的にガントチャートで管理していくやりかたの方がうまくいくかなー。

↓ガントチャート式の手帳を使ってみてのその後の話、あります。

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