仕事に限らず、勉強の段取りを組んだり、普段の家事作業においてもタスク管理の考え方はとても重要です。やり方を身につければ、応用が利くスキルを取得したといえるでしょう。
普通に生きているなら時間は有限で、一人ができることは限界があります。効率をもとめてタスク管理のやり方を追い求めてしまう感じ。私はそういったことが好きです。
自分の求める同線にはまるうえに、コスパ良く使えるツールを見つけると、ワクワクしますね。
これからどう目の前のタスクをつぶしていけばいいのか、壁にぶつかってしまったときは、
- 抱えていることはどれだけあるのか
- 自分ができることは何か
- いつまでにそれを終わらせたいのか
こういったことを振り分けて、どう処理していくかが重要になってきます。
しかし頭ではわかっていても、やってみようにもいまいち振り分けが難しいと感じてしまう。さらに自分ごとに落とし込んでいくというのは、経験を積み重ねることでしか見えない境地だったりします。
いやだからって、どうにもならないわけでもないです。
私も内情はそれなりに悩んでいまして、自分を管理していくことの難しさを痛感しながら生きています。思いついたことを全部最後までこなせるほど、時間も資金力もありません。
せめて譲れない部分をふるいにかけようと、Goodnotesで「タスク管理」を追求するようになりました。
そのために参考にした書籍は、6冊くらい？
多いのか少ないのか微妙やね・・
実際どのような形で段取りを作っていくものなのか。自分のモチベーションをあげるためには、どういう風にやることを割り振っていくのがいいのか。
手書きでやるのがいいのか。アプリなどのツールを使うべきなのか。
表面的な解決ではなく、根本的なところを伝えたい。
個人単位で考えたいタスク管理について、私なりの見解をまとめてみました。
私、ぴらめこ自作のテンプレート満載のお店です。2024年分も販売中！
引き続き無料でダウンロードできる商品も？！ぜひ、お気軽にお越しください！
タスクとTODOの違いを知ろう
タスクとToDoは分けて管理するのが理想的です。
タスクもTODOも似たような雰囲気を醸し出しているのですが、タスクは具体的な作業や仕事の単位を指し、TODOはもっとざっくりとしたものを指している場合が多いです。
ビシッと内容と期限が決まっていればタスク、まだ行われていないタスクやこれからやるべきことを並べた状態はTODOといった感じ。
この形を理解しておかないと、ややこしいことになったりします。
クリエイティブっぽい言葉に拘る必要はないのですが、なんかよくわからないからと、全部ひっくるめて「とりあえずのやることリスト」を並べて突っ走るのはとても非効率です。
少なくとも私は、単に並べただけのTODOリストを使ってたくさん失敗してきました。リストをつぶすだけに拘るとうまくいかないことが多いのです。
例えばこんなことが起こったとき。
- そのタスクをこなしている最中に予定外の割り込みタスクが発生
- 無計画に長期の休みが間に挟まれてしまう
フリーランスで自宅で仕事をしているなら時間の都合はいくらでもつくように思われがちですが、公私混合の生活は意外とそうでもなかったりします。
子どもが一緒に住んでいるうちは、子どものことを第一に行動することになりますし、家族が事故にあってしまったこともありますし、親が入院してお世話においくとか、いきなり災害が起こるとか、操作できないようなことは普通におこります。
やれやれと通常の状態に戻ったとしても、自分は疲れているし、仕事の意欲は薄れてやる気がおきないと、しんどいよね・・
また、リストだけ作ってログを残せていない場合もあまりよくない。やりかけの途中の仕事に限っては、どこまで終わらせていたかを把握できていなければ、休み明けのたびに思い出す時間が必要になります。そういった些細なことで不毛に時間が過ぎていくというのは切ないものです。
せっかく目標を決めても、思うように体が動かせないとストレスも溜まる。やり方を変えていかないと、いつまでたっても同じことを繰り返しているだけで先へは進まないのです。
この状況を打破するためには、
タスク管理は大切にしとけ・・！
と私は声を大にして言いたい。
タスク管理は、潤滑に作業を進めていくための地図。TODOはそれを作るための材料です。
事前に準備を整えておくと、うっかり道がそれても目印を見つけて戻ってきやすい。
地図があれば、目的地を一目で把握できますし、どの道を通ってきたのかの順路も記録しておけます。そしてその記録は今後のための材料になり、知識の解像度も上がっていくという、いいことしかないのです。
タスク整理のやり方
タスク管理はタスクの整理をして、スムーズに実行していくためにやるものです。段取りを整えることも同様です。
物事を確実に進めていくためにはセオリーがあります。
計画 → 準備 → 実行
他にも目標達成のためには、PDCA・・・Plan（計画）→Do（実行）→Check（確認）→Action（改善）というやり方がありますが、タスク整理を行う段階では、実行を行うための計画書をつくることの方が大事なので、いったんその方向は忘れた方がいいと思います。
実行し結果を出すためには、とにかく計画や準備という戦略が必要。予測を立てて実行し、改善して次の計画に活かして実行・・（以後繰り返し）・・といったサイクルを回していきます。
戦略っていうと、ちょっとワクワクするよね。仕事だと思うと疲れるので、ゲーム感覚で取り組めると面白く感じるかも。
経験値が高く地頭がいい方はこの辺を瞬時に振り分けていけるのですが、残念ながら私はすごく凡人なので、地道に手順に沿ってリストを振り分けていくやり方を行っています。
【Step１】思いついたことをなんでも書き出す
最初は、仕事、私用、依頼、個人・・とジャンルを振り分けずに、とにかく書き出す。
この段階ではTODOリストを並べていく、という感覚で。
ここは規模の大きさは関係なく吐き出すことが大事。やるべきことは漏れなく書き出す。どんなことでも思いついたものはメモしておくくらいでいい。
タスクを考えているときにふと浮かんでしまった必要な情報は一緒に記載しておきます。ただしメモは別途のノートやファイルに分けません。そのリストを見ればすぐさまアクセスできる仕様に整えておきましょう。
Goodnotesを使う場合は、リンク付きのテンプレが便利。
ただしリンクがついているとはいえ、ページを跨ぎ画面が切り替わるので、振り返りの際に少々面倒に感じることもあります。
最強は紙一枚にまとめておく形。その方が考えるときの同線がスムーズになると思います。
最初は不安を抱えて書いている状態なので、たくさんのことが浮かんできて簡潔にリストにまとめるのが難しかったります。そこで、関連情報をよく見える場所に書けるスペース付きのテンプレが便利です。
また、今はそこまで細かく考える余裕はないけれど、時期が来たらじっくり取り組みたいこともあるでしょう。
そういった内容をざっくりとメモしておくために、カレンダー付のメモ帳を置いておきます。
カレンダー形式のふせんを活用すれば、好きなノートに日付管理もプラスできます。
このくらいの月に、こういうことをやっておきたいなー、という大雑把な野望でも書いていけば、何かにつながることもあります。やるかやらないかは、あとで考える。今手を付けていることが落ち着いてから、次の取り組みの際に目を通すようにします。
今は、目の前のやるべきことに集中しておきましょう。
【Step2】タスクを細かく分割。カテゴリにそって整列する。
項目をジャンル別に分別。プロジェクトをまとめる。
先に作ったTODOリストは基準がまったく揃っていないので、まずはカテゴリー別に動かしていきます。
カテゴリーが整ったら、各項目を振り分けていきます。プロジェクトを意識しながらそのために必要なタスクを横付けしていきます。
カテゴリーは、大きな分類わけ。プロジェクトとタスクの関係は項目を並べていくと見えてくるよ。
大項目、中項目・・と振り分けられ、実際はあらゆるタスクの塊からそのプロジェクトが成立していくことを理解しなくてはいけません。
この手の形は、マインドマップを使うと整理しやすいですね。iPadもPCバージョン用意されているツールを選んでおけば、どういった状況でも管理にじっくり向き合えます。
無料枠でも十分に使えるアプリ Xmind モバイル | マッピングソフトウェア
iPadを使って手書きでふせんに記入するのと同じように使いたいなら、ポスト・イット®アプリもおすすめ。
アイデア出しに使いやすいアプリ 「Post-it®」をApp Storeで
どちらもPDFやPNG画像に書き出せるので、他のアプリに読み込ませても確認できるのがいいかな。
もちろん、物理的ふせんに記入して並べていくやり方だっていいです。
アプリを使って絞り出した内容は、その都度アプリを開いて拡大しながら確認するのは煩わしさがあるので、Googleシート（スプレッドシート）を使うこともあります。
タスクそのものは、細かいことをあげたらキリがないので、目安として作業時間は３０分もあれば余裕で終わるであろうな内容を1タスクとして目安にしてみるといいでしょう。
（※イメージ例で出している上記の画像の項目は、３０分では終わらない内容も含まれています。実際の作業としては、もっと細かく分別させる必要があったりします。）
Goodnotesを使う場合はすべて手書きで行うのは後の移動が大変なので、テキスト入力で書いていきます。
作ったリストは資料として残しておきたい時に。あえてGoodnotesでノートをファイリングする感覚で使っているよ。
私はGoodnotesのテンプレートに落とし込む内容は分量を決めています。作業内容のすべてを入力するのではなく、集中的に行いたいプロジェクト部分だけに絞って使っています。
項目が多くなればなるほど、手書きは時間がとられるので、状況に応じた使い分けを心がけましょう。
タスクを並べていると、３０分じゃ到底終わるわけがない仕事も出てきます。そのタスクの位置づけは中項目以上配置し、このタスクを行うには、まとまった時間が必要なんだという認識をしておきます。
文章を書く、アイデアを絞り出す、そういうのは時間が必要だけど、どこかで区切る努力をしてみよう。
整列させたTODOリストは、全体像を把握するための記憶をサポートするリストになります。
ここまでやれば目標を達成するために必要な内容は割り出せています。
あとはこのリストの内容を、どう実行していくかの振り分けに注力していく、という手筈です。
この段階で、ようやく自分がやるべきことの全体像を把握できるね。計画と準備は半分くらいまで進んだといえるかな。
【Step3】優先度をチェック。タスクに落とし込む。
リストができたら次は、すでに明確に予定が決まっているものをスケジュールに書き込んでいきます。
普段使っている手帳でもいいですし、Goodnotesを使うならリンクつきタイプのテンプレートを使うのも良いでしょう。納期やスケジュールは見ればすぐにわかるようにしておきます。
おすすすめのテンプレ iPadを手帳のように使えるテンプレート【2024年月間マンスリー】 | ぴらめこな生活
それからタスクの整理をしていきます。優先度を把握しておくことが目的です。
それぞれのカテゴリーのタスクの優先度を見極め。
着手の順番は、「優先度が高いものから」と相場は決まっていて、緊急性が高いものほど早く手を付けていかなければいけません。
緊急で着手するなんて精神衛生上あまりやりたくないことですが、生きていれば気合と根性で乗り切る日もあります。
しかし、期日だけを見て優先度を決めてばかりいると、本当に必要なことを見失ってしまいます。
- 並行して作業を進めなくてはならないタスクはないか。
- やらなくてもよさそうなことはないか。
- 急がないけれど、将来的に絶対大事があるのではないか。
こういった側面も考慮しながら、自分のタスクリストを完成させていくのが理想的です。
肌感覚でもすごく大事だと感じるAの領域とは、すぐに出てくるのではないでしょうか。どうでもいいDの領域は意外と自分でも気が付いていないときがあるので、その行動の意味を一度思い起こしてみるといいかもしれません。
気がかりなのはグラデーションがかかったグレーな領域が幅を利かせている時ですね。
Bの緊急度は低いけど重要度は高い領域は、必ずリストに入れるべきです。ここはすぐには結果が出にくいけれど、続けていれば大きなことにつながる、やって損なしなことです。
なんか無駄っぽく感じるけどやらないと面倒なCの領域が多いときはやばい。忙しく見せてる風なタスクがここに配置されます。やたら消耗を感じているなら、やり方を見直すべきところです。
振り分けは大事だよ。
調子がいいときは夢中になっちゃうけど、期限を設けて他のこともバランスよく取り組むようにしよう。（自戒）
作業時に気を散らせないための工夫
やるべき必要なタスクがどれくらいあるかを把握できたら、あとは毎日コツコツを片づけていくだけ。
しかし膨大なリストを毎日追いかけるというのは、果てしなく見えて気後れしてしまいます。
実際に一つのタスクに取り込んでいても、他のタスクがチラチラ見えるのも微妙に気になってしまう。そうすると全く集中ができないので、私は日々のリストは別の様式に今日の分だけを書いておくようにしています。
カテゴリーは別でも同じ時間軸で終わらせておきたいこともあると思うので、毎日作る「やることリスト」は、偏らず、バランスをみながら自分の作業時間に割り振っていけるのが理想的ですね。
その時は良かれと思ってリストを作っても、日を追うごとに状況は変化していきます。だから、作ったリストには目を通して「引っ掛かるところはないか」のチェックをしつつ、時には軌道修正を図るような柔軟さがほしい。毎日のやることリストを作ると、そんな見直しのきっかけになるでしょう。
タスク完了に必要な時間を見極める能力を身に着けよう
しかし実際にスケジュールに落とし込んでいくといっても、時間の割り振りが予測できないと、どうにも予定を組みにくい。
経験のある慣れた仕事は、これくらいあれば終わるかなーと予想できる場面ですが、それでも新規のタスクは見通しが立てにくいので悩むんですよね。
わからないことが増えてくると、タスク管理、めんどくさー！！ってなってきちゃうよね。
作業時間の見積もりが甘いと、結局予定通りに事が進まず、計画を立てる意味がわからなくなっていきます。そうなったら、経験値を積み上げる時期がきたということでしょう。
経験値アップのための行動
経験値は考えながら行動することでめきめきとアップしていきます。
ログを取ってください。
なんとなくやっている状態よりもメモを取りながら動いていくことで、体感としては2.5倍くらいは早くレベルアップしていくような感覚があります。
具体的な手順に沿って解説していきます。
（1）そのタスクを終える予測の見積もりを立てる
そのタスクを終える予測は、とりあえず長めに時間を取っておきます。思いのほか時間がかかってしまうこともありますが、それでいいのです。
「自分ができるであろうな見積もり」を考える癖をつけるのが大事。
もし他の人と一緒に仕事をしていて、時間的に間に合うか微妙な雰囲気があったときは、早めに相談してください。
ここまでならできそうなんだけど・・って、具体的な話をするためにも見積もりを作っておくといいよ。
（2）実際にタスクをこなしてみる（着手した日時を記録）
なんかこれでいけそうな見積もりができたら、いったんそれで進めてみましょう。もし途中で他に必要なことが思いついてしまったら、とりあえずメモっておきます。メモはそのタスクのそばに書いておけるといいですね。
割り込みのタスクが入ると困っちゃうことも。
後から追加になったタスクは、あえて余裕を持たせておいたタスクの後に入れるように考えます。
追加でどうしてもそれをやらなければ進まないことが出てきてしまったら、それはいつまでに必要なことなのかを一番に確認します。それに合わせて優先度を決めて自分のタスクに入れていきます。
よほどのことがない限り、割り込みを優先すべきではありません。
キャパオーバーしそうになったら、早めに相談。一人で抱えているなら、そのやり方は今後は考えていかないとだなー・・とメモって、課題にする。
頼まれごとがあったときに、予測が立つことなら「これくらいの日数には終わる」と、先に目安を伝えれるような人は仕事がデキる人です。
意味不明に急かす場合は、自分ではできないから他を当たってほしいと断る勇気を持ちたいね。
未経験で初めてのことを追加でタスクへ加える場合は、今やっていることが落ち着いてからにします。そうしないと、詰みます。
（3）トータルでどれくらいかかったを記録しておく（終了日時を記録）
タスクが終わって、すっきりしたー！で終わりにするのではなく、所要時間はどれくらいかかっているのかの記録をつけてみましょう。
自分の現実をよく見ておくのです。
今までそういった行動をしたことがなければ、意外と自分のことを知らなかったと、感じると思いますよ。
（4）ちゃんと振り返る
最終的に「ふりかえり」を行い、分析していきます。
- 追加で必要なことは、なんだったか
- やらなくてもよかったことは、なかったか
- どれくらいの時間を使えばよかったのか
- もっと早くこなす方法はあったのか
こういったことをふまえながら、一人反省会を行います。
良かったこともいまいちだったことも、全部受け入れてください。できない自分を責めるためではないですよ。よくなかったと感じる部分は、これから修正していけばいいだけです。
どうすればうまくいくのかは、できる人の話を参考にしてみたり、書籍で考え方を学んでみたり。
そうやって考える時間を持つことが、すごく大きな経験になっていくんだ。
ログを取ると見えてくること
ログを取って見返したときに、自分の理想と現実があまりにかけ離れているようであれば、どこかでやり方を変えるべきかもしれません。逆に余裕でタスクをこなしていて、張り合いがない状態であれば面白みを感じていないかもしれないですね。
しかし肝心なところは、「自分がどうなりたいのか」です。ログを取って、改善点を考えて行動して、またログを残して・・と繰り返しているうちに、去年とは違った自分になっている可能性が高いです。
見た目には変わらないかもしれませんが、できることはやっている証拠は残っていくんですよ。心が強くなっていくのを実感できていれば、自然と自信がついて行動に移しやすくなるでしょう。
続けていく上で大切なこと
デスクワーク作業をしていると、机の上のスペースが限られてきます。なのでiPadを使ってGoodnotesで管理したほうが便利だよ～と私は勧めていますが、しかし管理は長く続けてなんぼ。
自分に合ったツールをみつけて使いこなせなければ、続くわけがありません。
「タスク管理がスムーズにまわせること」を大切に、アプリやノートを選んでください。
タスクが終わったら、気持ちが冷めないうちにすぐに書き込める体制をつくるべき。
そういった点では手書きのアナログ手帳も捨てきれませんよね。大きさは携帯性を重視して選んでもいいですし、ついでの感想も書き込みたい場合は、A5サイズなどを選んでもよいかと思います。
手帳選びの参考に 手帳の種類とそれぞれの特徴をわかりやすく解説。 | ぴらめこな生活
私もB6サイズの手帳でバーチカル式に記録をして、自分の行動記録を取っていた時期がありました。
アナログ手帳は自分が頑張った記録が物理的に残るので、達成感が得られやすいです。デジタル手帳は焦点を絞って考えていけるところがいいのですが、自分の行動を俯瞰で見られるのはアナログの方かなと思います。
スケジュールをバランスよく回すための仕組みを作る
記録を残し、自分のことがわかるようになってきて、ようやくスケジュールをうまく回せるようになります。
- 各タスクの期日を決める
- 各タスクの作業時間を見積もり、スケジュールに組み込む
- 翌日のタスクを整理し、優先順位を決めておく
一日や数日で終わることで動いているうちは、タスク管理の仕組みもシンプルで回せたりします。しかし話はそう単純ではありません。長期に渡ったプロジェクトを抱えたときにこそ、真価が問われるのです。
まさに自分への戒めとして書いていますが、随所でタスクの整理をしていかないと途中で挫折、頓挫します。
グダグダに終わることになってしまうから、恐ろしい・・。
自分の問題点をはっきりさせておく
しかし追い打ちをかけるように、以下のような問題も降り注ぎます。
- やってみたら意外と時間が必要になる作業があった（見積もりの甘さ）
- 今日、なにやるんだっけ？（あまりやる気がない）
- 割り込みで仕事が入る・・（むちゃな急ぎで頼まれるとストレス）
- 電話ばっかりきて、作業が進まない（トラブルこわい）（世間話の長話はやめて・・）
気乗りしないタスクは必ずあるんですよ。
これ、時間かかりそ・・と、動物的感が働くようなものとか。
そういうのは後回しにしてもやりにくいことは変わらないです。先に手を付ければ、大変すぎて他の簡単なタスクも手を付けにくくなってしまいます。
そこで、バランスをとる・・！
やりたくない原因は、見えない部分が大きすぎることが大半。なので、タスク整理で見える化していこう！ということになるんですよね。
タスクの前後にゆとりをもたせる
しかし予定の組み方は、絶対にキツキツにしてはいけません。時間の見積もりに余裕を持たせる。柔軟に対処できる組み方をする。
そのために私は、長期、中期、短期と見直しながら進めていくテンプレを用意し、日々の管理は週単位のTODOリストを重点的に使っています。
物を作っていれば必然的にそうなってしまうのですが、日をまたいでプロジェクトをまとめていくことが多いので、状況を把握しやすいウィークリーは便利ですよね。
タスクを予定に割り振っていくときに、週単位で管理し、数日間の間で終わらせればOKという具合に考えています。
なので、気分に任せて２～３日の間で予定を前後させることは普通にありますし、長時間かかるタスクは体調が整っているときに集中的に行うなど、自分ルールを作っておくといいですよね。
それでも気乗りしないタスクは、めちゃくちゃ細切れにしてすごくちょっとずつ進める・・とか。
あえて時間をつくって、目をつぶりながら一気に終わらせてしまう、もやってるよね。
他にもこれ終わらせたら出かけよう・・とか、楽しみをぶら下げていることも。何事もバランスよく配置していくことが、心の波を緩やかに整えます。
ちゃんとタスクの整理をしてからスケジュールに落とし込む。最初はわからなすぎて大変ですが、一度作った仕組みは次以降は応用が利くので、だんだん楽になっていきます。
タスク管理は、自分でマニュアルを作っていくような感覚にも近いのではないでしょうか。
全体感を把握しておく
タスクのカテゴリーを分けるときに気を付けたいことがあります。「依頼タスク」と「個人タスク」は、別々で管理しないことです。やることは違っても繋がってはいる、ということを知っておかないと、休みたくても休めなくなってしまうからです。
こういったことを同じページで見て把握できようにしておくには、月間ホリゾンタル形式が便利です。
抱えているタスクの全体の時系列をみて、偏っている期間がないかを把握しておくとバランスをとりやすいよね。
状況が入り組んできてあたふたしている時は、いつもの形式を変更して管理してみると視点が変わって見えやすくなります。
まとめ｜習慣にするためのコツ
タスク管理のやり方がわかったところで、あとはどのようにして連日に渡って続けていくのか。
タスク整理をして、日々のやることをバランスよく振り分けながらタスクを消化していくわけですが、しかし毎日そんなに調子がいいとは限りません。それなのにタスク整理という消耗する行為を毎朝行うのかと。
朝から重い仕事はちょっとムリー
自分にはそんな根性はありません。なので、できないことは早々に諦めて、余力がある前日のうちに次の日にやっておきたいことをまとめておくようにしています。
これはあくまでも私がやっていることなのですが・・
その日の最後のタスクは、あえて「もうちょっとで終わるかも～」なところで、ストップ・・！
慣れないとキリが悪くて気持ち悪いのですが、しかしまだ残りがある時点で、次の日にまずは手を付けるべきリストが一つ決まります。
エンジンをかけて勢いをつけるためにも、朝はあとちょっとで終わる予定のところを先に片づけることから入る。そうして勢いづけて今日が始まっていくという流れになる、と。
自分を騙しているんだね。
それでも集中力がなくてほとんど進まない日もあるのですが、先に１つ片づけていることは確かです。それがあるおかげで何もしなかった自分を責めることもなく、まあいっかとやり過ごせるようになりました。
あくまでも期日に余裕があれば、の話ですが。
行動には適正があって、誰もがすんなりできるようになるとも限らないのですが、残念ながら頑張ってやってみることでしか結果はでないです。その代わり、闇雲に動くのではなく、戦略を立てて動いていく。自分を知って工夫してみましょう。
いきなり大きなことにチャレンジしなくても、小さなことから始めてみてはいかがでしょうか。
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