目まぐるしく変化して対応に困る物の管理に。仕事にプライベートにメモ帳として絶賛活用中のNotionというアプリの話です。
ちょっと前からNotionというアプリの使い方を覚えました。最初はいかんせん英語版しかなかったので何がなんだかよくわからなくて参ったけれど、今は日本語版も出ているのでだいぶ使いやすくなりました。
基本的にPCで使う方が利便性が高いアプリですが、状況次第ではiPadでも活用できる便利なツールです。私はグループで共有して使うようなことはしていなく、完全に個人利用です。
その状況で、
という感想を話していきたいと思います。
Notionは何が便利なのか
Notionはテキストデータの整理整頓に長けているツールです。
Notionはノートアプリ的な部分もありますが、単にそれだけでは済まされない魅力があります。
マークダウンが使えるテキストエディタ系のアプリは普通にありますが、Notionの最大の特徴ってデータベースがちゃちゃっと作れるところなんですよね。
ひとつのデータベースでカレンダーやボード、リスト、ギャラリーなどの表示切り替えができるから、出来る事の枠が広がる。
また、通常のテキストメモは1ページに同類のメモを平たく追加していくことが多いですが、階層を分けてページを分割してまとめておくこともできます。面だけで捉えるのではなく、立体的に分類していけるのです。
マークダウンが使えると便利な理由
マークダウンというのは、ショートカットキーみたいな感覚にもちょっと近いかも。マークダウン記法という決まった入力法があるのですが、短縮して入力することで見やすい表示を作れます。
| 箇条書き | [* ]アスタリスク+スペース or [- ]（ハイフン+スペース) |
| チェックボックス | [ ]（角括弧+スペース+角括弧とじ） |
| 番号付き段落番号 | [1. ](1+ドット+スペース)、[2. ](2+ドット+スペース)、 |
| H1見出し（大見出し） | #（シャープ+スペース） |
| H2見出し（中見出し） | ##（シャープ+シャープ+スペース） |
| H3見出し（小見出し） | ###（シャープ+シャープ+シャープ+スペース） |
| 太字 | ** で囲む |
見出しやリスト、太字あたりが使えると、だいぶテキストにメリハリがでて読みやすくなるというわけです。
マークダウン記法にそった書き方なら、テキストデータ（拡張子が.txtのもの）で作ってもいいんですけど、マークダウンが対応しているアプリならひと目で分かる表示で見せてくれます。
これの便利なのが、外のPCやスマホなどへテキストデータを持っていきやすいところ。長文入力したくないときは、データで受け取ってコピペしますよね。そういうのにも使えるということです。
Notionはマークダウンに対応しているだけでなく、ショートカットキーやコマンドで使える機能が充実しています。（「/半角スラッシュ」か「；全角セミコロン」を入力でコマンド表示画面が出てきてそこから選べる）なのでマークダウン記法を暗記していなくとも使えるところがポイント高し。
難しいことはよくわからなくても使える。それらしく内容をまとめられる。とりあえず自分なりに見やすいページをガシガシ作りやすいのですね。
データベースが作れる
Notionを使い始めて一番動揺したのはデータベースがサクッと作れてしまうことでした。
しかもデータベースの知識があまりなくても、要領を得るとかなり自由度が高いものを作ることができてしまいます。しっかりリレーションもできます。このリレーションがヤバい。
DB１とDB２という２つのDBを作っておいて、必要項目をDB1を基準にDB２から部分的なデータベースをもってきてDB３に表示させる・・みたいな？
私はそちらのプログラム系の分野は全く詳しくないので、このすごさをうまく説明できないのがもどかしいのですが・・。データベースを使う概念をNotionで身近に感じられるって、しかも無料でできるって、なにこれヤバい。そんな語彙力のない感想しか出てこず、申し訳ありません。
とりあえずいい具合に管理できそうな良さげなツールはどんどん試していって時短につなげたほうがよいと思います。はい。
データベースが作れると一人でも情報管理がしやすくできる
一人で抱えていた仕事でNotionを使い、助けられたこともありました。高機能さに目を潤ませながら黙々と入力作業を行い、自分の頭を整理しつつ、何事もなかったかのように資料を作って見せることができた思い出。
何を作って管理して、こんなに泣いたり笑ったりしているのかと詳しい話はできませんが、大まかにいうと見積もり計算に威力を発揮してくれてたり、人にみせるリストがパパっと出せたり。膨大なデータから必要情報だけを引き出すことが出来るデータベース。これのおかげで何枚もの資料を照らし合わせて、神経を擦り減らす作業がいらなくなるんですもんね。最高っす。
そういった経験から熱く語りたくなっているわけですが、増えていくデータをもうちょっとスピーディーに管理できないかなと感じた時はNotionで解決できる可能性が高いです。特に少人数でお仕事されてるとか、一人でなんとかしなくてはならないとか、そんな状況になったらNotionに手を出してみてはと思います。
ページごとに階層を作れる
Notionは、ノートを複数作れるようになっています。
私は仕事用のノート、ブログ用、レシピ用・・などといった具合に分けて管理しています。プライベートのメモを見ている時に仕事のメモが見えると気が散るので、そういう使い分けができるのは嬉しいです。
個別のページはノートの中身みたいなもの。そのページを分けたりまとめたりしながら、さらに階層を分けた管理ができるようになっています。
各ページ内へテキストメモやデータベース、画像などをレイアウトできるようになっている、と。かなり自由度が高いので、どう使うのが最適かを見つけるまでが時間がかかるのが難点かもしれないです。
突き詰めるのが好きな人はきっと向いてます。
どんな場面で使っているのか
Notionを使いたくなる場面は、メモは残しておきたいけど検索性もほしい時です。保存版自分仕様ノートを作るときです。私は一時的に家計簿としても使っていた時期もありました。（今はやめた）あとはレシピ帳、各種ブログのメモ、運用しているサイトのメモなどですね。外部の仕事が入れば、案件ごとにメモをまとめておくこともあります。
Notionをうまく使うコツ
うまく使うコツは、最初からきれいなノートを作ろうと思わないことでしょうか。
データで保存しておけば保存期間が長期でも短期でも対応しやすいので、ダメ元で作っておくことが多いです。メモを活かすかどうかは後で決めればいい。追記して修正して手を加えながら改良していくのもいい。
ちょっと整理したくてメモを残しておいたけど、結局使わなかったことはよくあります。それでも、その時思ったことは残してある安心感があるから、次のことを集中して考えられている。残しておくって無駄じゃないんですよ。とりあえずNotionにメモを集約させて、そこを見ればだいたい分かるっていう状況が作れれば事はスムーズに運びます。
PCかiPadかは使い方による
NotionはPCで使うほうが圧倒的に入力しやすいですが、どこにいてもすぐに検索して見たいときはiPadですよね。PC前にいなくても数秒でページを開けるわけですし。
ですがiPadでも入力できないわけではない。変にこだわらなければiPadでも間に合います。どちらも持っているなら両方使う方向でやれるにこしたことはない。
WindowsPCとiPadOSで同じように使えるアプリは限られてきますが、Notionは同じアカウントでPCとiPadで同期して使えます。PCとiPadのお互いの良さを生かして共存させられる。
なので私はPC作業時にNotionへガーッとまとめておいて、iPadではノートを開くようにちょこちょこ内容が確認できればいいかなと思っています。
そんな風に自分のスタンスを決められると、使ってみたい場面が浮かんでくるのではないでしょうか。
Notionをメモ帳代わりに使うメリット
私がNotionをメモ帳代わりに使う良さは「入力と整理のしやすさ」が大部分を締めていますが、他にも使う理由があります。
同期が早く、動作も軽い。
Notionは自分のノート帳をクラウド上に作るイメージ。PCでもiPhoneでもiPadでも使えます。PCはMacに限らず、Windowsでも使えます。ブラウザで使うか、アプリをインストールして使うことになります。
ブラウザ版を使うときはよく使うページをブックマークしておけば、すぐに見たい時に便利。
私はPCはWindow10ですが、Chromeとアプリの両方を使用しています。
どちらも使用感は同じで、環境や好みに合わせて使い分ければいいとは思います。どちらか選ぶならブラウザ版があれば十分な感じではある。
たまにアプリを切り替えながらウィンドウを見た方がわかりやすい時もあって、そんな時はアプリ版を使ったりしています。
PCの他にiPadやiPhoneへもNotionを入れて使っています。
iPhoneでは簡単な入力と確認くらいで、iPadではそこそこしっかりめな入力作業を行うことが多いです。どこから操作しても修正を入れた内容はすぐに反映されていて同期が早く、ストレスは感じません。
使用ツールを減らせる。
画面の感じが硬めというかシンプルにできていて、なんとなく難しそうに見えてしまうNotionですが、データベースを活用すれば、単にテキストを入力して管理するだけには収まらない色々な使い方ができます。
ポイントはビュー表示。どの表示で作っても基本は項目（プロパティ）を設置してデータベースを作ることが軸にはなるんですが、一つのデータベースを作るだけで表示切り替えが出来るのでわかりやすく管理していけます。
何を項目につけるかはお好みですが、そのメモにタグを付けたり、チェック項目をつけたり、分類わけを考えながら入力していけるというのは、のちにそのメモを振り返る際にはとても見やすくて便利なものになるんですよ。
ひとつ大きなデータベースを作っておいて、項目を分けて入力しておくと好きなように並び替えができたり、見たい部分と見なくてもいい部分をわけて表示切り替えができたり。
こういうことは普通に簡易的なメモ帳をリスト表示で書き溜めていくメモ帳ではちょっとできないことなんですね。表計算アプリともまた違う感覚ですし。
もちろん単純な形でNotionを使うこともできます。自分が求める内容によっては不向きもありますけども、他のアプリと被るようなところもありまして、私は使っていたアプリを少し減らすことにしました。
主にTrello、Google Keep、Pocket・・この辺りの使っていたものをやめてNotionへ移行しました。
なるべくひとつのアプリに集約できると、操作性は統一できるし、どこ見ればいいんだっけ・・・？という「わずらわしさ」がなくてとてもいいです。
注意したいこと
Notionは万能に使える便利アプリですが、注意したほうがいいところも知っておいた方がとっつきやすいかと思います。
バックアップのことは考えておきたい
Notionは基本的にクラウド上での管理です。
一応私の基準としましては、万一消えては困るようなものはcsvで書き出して自分で保存しておくなどのバックアップは残すようにしています。もしくはpdfでプリントできる状態のデータを作っておく。 個人的なやつは別に消えてもいいけれど、仕事で使っている部分が突然真っ白になると非常にまずいし、変な汗がでてくるので。
pdfを作っておくとGoodNotesで見やすいし、手書きメモを書き込めるからそういう使い方もあり。
ある日突然何が起こるかなんてわからないですよ。有事の際には対処できるように対策は考えておきたいところ。
iPadで使うときの注意
NotionはPC版を中心としたツールです。でもiPad版のアプリもあって入力作業は難なくできます。
ただiPadではデータベース内のプロパティの並び替えができなかったり、細かいレイアウトに関することは思い通りにできません。iPhone版で設定をいじるのはさらに厳しい。
何ができないかはちょこちょこありますが、例えば、2列、3列・・と横に並べていくレイアウトを作るのはiPadでは難しいです。また、プロパティの並び替えや幅調節もできません。細かいところなんですけどね。
iPadではできないことがPC版でやるとすんなりできるので、素直にPCで形を作っておいてから、日々の入力はipad やスマホからでも行える・・くらいでやっていけるのが理想的。iPhoneからはチラッと確認できればいいや、で構えておきましょう。
プリントアウトはweb版から
Notionはプリント機能が乏しいです。
でも、一応できなくはない。私は今のところこんな感じでやってます。
PDFで作っておいてGoodNotes5で開くとそのまま手書きメモが入れられるから、むやみやたらと紙を出さずともいいわけで、ちょっとだけ手間が省けて助かってます。
しかしそもそもNotionは紙で管理することを目的にしているツールではないと思うので・・
プリントアウトして使う書類を作る・・のは趣旨が違うというか。印刷目的で使うならそれようのアプリで別途仕上げた方がよいんじゃないかなと思います。
iPadでの長文が扱いにくい
断片的ないろんなメモを整理していけるのは最高なNotionなんですが、iPad・iPhone版のNotionでは長文入力してテキストをコピーして別ファイルへ持っていく・・というシンプルなことがひと手間を加えないとできないという、ややこしいことになっています。
いや、できないわけではないけれど、メニューから設定をいじってからコピーするとか、一旦エクスポートしてからそのファイルを開いて使うとか、なんじゃこりゃ・・という感覚に陥ります。
ブロック形式で入力されるようになっているので、行をまたぐと別ブロックで認識されるんですよね。いづれ修正されていくのかもしれませんが、今はテキストエディタと同じように使えるわけではないので、iPadでの作業を中心としつつの平文入力で使うのはあまりおすすめしません。
ブログの下書きとかで使うと、大変ですよ・・
手書きメモはできません
Notionは画像は入れられるけれど、アプリ上へ直接手書きを入れることはできません。
ただ、別アプリで書いたものをコピーして一枚の画像にして貼り付けることはできます。急いでる時はちょっと面倒なやり方だけど。
一応手書きメモも一緒にまとめておきたいっていうときにいいのかも。ファイリング的な感覚で。
Notion×Notionのマルチタスクができない
iPadで作業するならマルチタスクができるのかどうかで、作業性がかななり違ってきます。
もちろんNotionでもできるのですが・・
「Notion × 別のアプリ」ならスピリットビューでマルチタスクが行えます。
でも「Notion × Notion」で2枚同時に出すことができないのがちょっと辛い。
Notionのページを見ながらNotionの別ページに入力する・・という作業がiPadではできないんですよね。そこがなー。せめてiPadで使うならタブ表示でもできればなあとか期待してるんですが・・
GoodNotesやCraft、またはLiquidLogicなどのテキストエディタなら、タブ表示で切り替えながら使うことができるので、ショートカットで切り替え操作しつつの入力が行えるようになれば、さらに使用頻度は上がっていきそうです。
現状の打開策は、仕方がないからPCで作業してしまうのか。iPadで複数ウィンドウを見ながら作業したくなったらiPhoneの画面を見ながら作業するか、そういう感じでやってます。
これほど使いこめるアプリはそうないかも
ここまで万能に長期で使えるアプリはめったにないですよね。Notionは知れば知るほど頷くことが多くて、クールなアプリとはこのことか！と一人で盛り上がっておりました。
生産性管理がいい具合に働くと栄養ドリンクでも飲んだように軽快に動けます。ついに自分もステップアップしちゃったか？！と舞い上がりながら、今日もキーボードを叩いています。
ちなみに私がNotionを使う時の使用環境はPCとiPadが標準となっています。
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