目まぐるしく変化して対応に困る物の管理に。仕事にプライベートに絶賛活用中のNotionというアプリの話です。
ちょっと前からNotionというアプリの使い方を覚えました。いかんせん英語版しかないから最初は何がなんだかよくわからなくて参ったけれど、毎日触れていろんな方の動画や記事を参考にいじり倒しているうちに気がついたら体で覚えてました。
Notionにはとにかくテキストデータの整理整頓に長けているツールです。これのおかげでほんとに仕事で救われた。ついでに日常生活の私用なことまで頭の中を整理するクセがついてきてなんと良いことか。
生産性管理がいい具合に働くと栄養ドリンクでも飲んだように軽快に動けます。ついに自分もステップアップしちゃったか？！と舞い上がりながら、今日もキーボードを叩いています。
Notionとは
Notionはノートアプリ的な部分がありますが、単にそれだけでは済まされない魅力的なところが多いツールです。
とにかく整理することに長けているのです。
面だけで捉えるのではなく、階層も分けて分類していける。ひとつのデータベースでカレンダーやボード、リスト、ギャラリーなどの表示切り替えができるから、出来る事の枠が広がる。
普通にテキストでメモをとっていくにしても、マークダウンが使えてショートカットキーが充実しているから見出しやリストが作りやすく、ページ作成の自由度が高いところもよいです。自分なりに見やすいページをガシガシ作りやすいのですね。
基本はPCが主体のツールですが、iPadで使う時はキーボードを使えば十分いける使い勝手。マークダウンが使えるから他のツールとのやりとりもしやすい。
こんなに柔軟なツールなのに無料で使えてしまうから驚きです。（有料部分もあるけれど、個人で使うなら普通に間に合う）
他にも盛り沢山な機能が満載で、それらの説明をとても1ページに収めきれるようなものではないのですが、私はこんな風に使っているよという話をしていければと思います。せっかくいいツールをタダで使わせてもらってるし、せめて良いアプリだってことを広めていければと。
感動1 。同期が早く、動作も軽い。
Notionは自分のノート帳をクラウド上に作るイメージ。PCでもiPhoneでもiPadでも使えます。PCはMacに限らず、Windowsでも使えます。ブラウザで使うか、アプリをインストールして使うことになります。
ブラウザ版を使うときはよく使うページをブックマークしておけば、すぐに見たい時に便利です。
私はPCはWindow10ですが、Chromeとアプリの両方を使用しています。
どちらも使用感は同じで、環境や好みに合わせて使い分ければいいとは思います。どちらか選ぶならブラウザ版があれば十分な感じではある。
たまにアプリを切り替えながらウィンドウを見た方がわかりやすい時もあって、そんな時はアプリ版を使ったりしています。
PCの他にiPadやiPhoneへもNotionを入れて使っています。
iPhoneでは簡単な入力と確認くらいで、iPadではそこそこしっかりめな入力作業を行うことが多いです。どこから操作しても修正を入れた内容はすぐに反映されていて同期が早く、ストレスは感じません。
感動2。データベースが作れる。
Notionを使い始めて一番動揺したのはデータベースがサクッと作れてしまうことでした。
しかもデータベースの知識があまりなくても、要領を得るとかなり自由度が高いものを作ることができてしまいます。データベースの凄さを理解できたときは、なんかこれを無料で使っていのか申し訳ない気持ちも芽生えたり。
しっかりリレーションもできます。このリレーションで管理していけるありがたさよ。一人で抱えていた仕事でNotionを使い、助けられたこともありました。高機能さに目を潤ませながら黙々と入力作業を行い、自分の頭を整理しつつ、何事もなかったかのように資料を作って見せることができた思い出。
今は一般向けのツールでこんなことができてしまうのかと、なんちゅう時代だ・・と恐ろしくもなりました。
何を作って管理して、こんなに泣いたり笑ったりしているのかと詳しい話はできませんが、大まかにいうと見積もり計算に威力を発揮してくれてたり、人にみせるリストがパパっと出せたり。膨大なデータから必要情報だけを引き出すことが出来るデータベース。これのおかげで何枚もの資料を照らし合わせて、神経を擦り減らす作業がいらなくなるんですもんね。最高っす。
そういった経験から熱く語りたくなっているわけですが、増えていくデータをもうちょっとスピーディーに管理できないかなと感じた時はNotionで解決できる可能性が高いです。特に少人数でお仕事されてるとか、一人でなんとかしなくてはならないとか、そんな状況になったらNotionに手を出してみてはと思います。
いい具合に管理できそうな良さげなツールはどんどん試していって時短につなげたほうがよいと思います。はい。
（データベースとリレーションを使った活用事例については、後ほどまとめていく予定となっています。）
感動3。使用ツールを減らせる。
画面の感じが硬めというかシンプルにできていて、なんとなく難しそうに見えてしまうNotionですが、データベースを活用すれば、単にテキストを入力して管理するだけには収まらない色々な使い方ができます。
カレンダービューで作成した例 
テーブルビュー（デフォルト）で作成した場合 
ボードビューで作成した例 
ギャラリービューで作成した例
ポイントはビュー表示。どの表示で作っても基本は項目（プロパティ）を設置してデータベースを作ることが軸にはなるんですが、一つのデータベースを作るだけで表示切り替えが出来るのでわかりやすく管理していけます。
何を項目につけるかはお好みですが、そのメモにタグを付けたり、チェック項目をつけたり、分類わけを考えながら入力していけるというのは、のちにそのメモを振り返る際にはとても見やすくて便利なものになるんですよ。
ひとつ大きなデータベースを作っておいて、項目を分けて入力しておくと好きなように並び替えができたり、見たい部分と見なくてもいい部分をわけて表示切り替えができたり。
こういうことは普通に簡易的なメモ帳をリスト表示で書き溜めていくメモ帳ではちょっとできないことなんですね。表計算アプリともまた違う感覚ですし。
もちろん単純な形でNotionを使うこともできます。自分が求める内容によっては不向きもありますけども、他のアプリと被るようなところもありまして、私は使っていたアプリを少し減らすことにしました。
主にTrello、Google Keep、Pocket・・この辺りの使っていたものをやめてNotionへ移行しました。
なるべくひとつのアプリに集約できると、操作性は統一できるし、どこ見ればいいんだっけ・・・？という「わずらわしさ」がなくてとてもいいです。
Notionの注意点。
Notionは万能に使える便利アプリですが、注意したほうがいいところも知っておいた方がとっつきやすいかと思います。
バックアップのことは考えておきたい
Notionは基本的にクラウド上での管理です。
一応私の基準としましては、万一消えては困るようなものはcsvで書き出して自分で保存しておくなどのバックアップは残すようにしています。もしくはpdfでプリントできる状態のデータを作っておく。 個人的なやつは別に消えてもいいけれど、仕事で使っている部分が突然真っ白になると非常にまずいし、変な汗がでてくるので。
pdfを作っておくとGoodNotesで見やすいし、手書きメモを書き込めるからそういう使い方もあり。
ある日突然何が起こるかなんてわからないですよ。有事の際には対処できるように対策は考えておきたいところ。
iPadで使うときの注意。
NotionはPC版を中心としたツールです。でもiPad版のアプリもあって入力作業は難なくできます。
ただiPadではデータベース内のプロパティの並び替えができなかったり、細かいレイアウトに関することは思い通りにできません。iPhone版で設定をいじるのはさらに厳しい。
何ができないかはちょこちょこありますが、例えば、2列、3列・・と横に並べていくレイアウトを作るのはiPadでは難しいです。また、プロパティの並び替えや幅調節もできません。細かいところなんですけどね。
iPadではできないことがPC版でやるとすんなりできるので、素直にPCで形を作っておいてから、日々の入力はipad やスマホからでも行える・・くらいでやっていけるのが理想的。iPhoneからはチラッと確認できればいいや、で構えておきましょう。
プリントアウトはweb版から
Notionはプリント機能が乏しいです。
でも、一応できなくはない。私は今のところこんな感じでやってます。
PDFで作っておいてGoodNotes5で開くとそのまま手書きメモが入れられるから、むやみやたらと紙を出さずともいいわけで、ちょっとだけ手間が省けて助かってます。
しかしそもそもNotionは紙で管理することを目的にしているツールではないと思うので・・
プリントアウトして使う書類を作る・・のは趣旨が違うというか。印刷目的で使うならそれようのアプリで別途仕上げた方がよいんじゃないかなと思います。
長文の扱いがやりにくい
断片的ないろんなメモを整理していけるのは最高なNotionなんですが、iPad・iPhone版のNotionでは長文入力してテキストをコピーして別ファイルへ持っていく・・というシンプルなことがひと手間を加えないとできないという、ややこしいことになっています。
いや、できないわけではないけれど、メニューから設定をいじってからコピーするとか、一旦エクスポートしてからそのファイルを開いて使うとか、なんじゃこりゃ・・という感覚に陥ります。
ブロック形式で入力されるようになっているので、行をまたぐと別ブロックで認識されるんですよね。いづれ修正されていくのかもしれませんが、今はテキストエディタと同じように使えるわけではないので、iPadでの作業を中心としつつの平文入力で使うのはあまりおすすめしません。
ブログの下書きとかで使うと、大変ですよ・・
手書きメモはできません
Notionは 画像は入れられるけれど、アプリ上で直接手書きを入れることはできません。
ただ、別アプリで書いたものをコピーして一枚の画像にして貼り付けることはできます。急いでる時はちょっと面倒なやり方だけど。
一応手書きメモも一緒にまとめておきたいっていうときにいいのかも。ファイリング的な感覚で。
Notion×Notionのマルチタスクができない
iPadで作業するならマルチタスクができるのかどうかで、作業性がかななり違ってきます。
もちろんNotionでもできるのですが・・
「Notion × 別のアプリ」ならスピリットビューでマルチタスクが行えます。
でも「Notion × Notion」で2枚同時に出すことができないのがちょっと辛い。
Notionのページを見ながらNotionの別ページに入力する・・という作業がiPadではできないんですよね。そこがなー。せめてiPadで使うならタブ表示でもできればなあとか期待してるんですが・・
GoodNotesやCraft、またはLiquidLogicなどのテキストエディタなら、タブ表示で切り替えながら使うことができるので、ショートカットで切り替え操作しつつの入力が行えるようになれば、さらに使用頻度は上がっていきそうです。
現状の打開策は、仕方がないからPCで作業してしまうのか。iPadで複数ウィンドウを見ながら作業したくなったらiPhoneの画面を見ながら作業するか、そういう感じでやってます。
これほど使いこめるアプリはそうないかも
ここまで万能に長期で使えるアプリはめったにないですよね。Notionは知れば知るほど頷くことが多くて、クールなアプリとはこのことか！と一人で盛り上がっておりました。
今のところ日本語版がないのでとっつきにくさはありますが、いづれ日本語化も出そうな話もありますし、今後も新しい風がどんどん吹くといいなあと思います。
ちなみに私がNotionを使う時の使用環境はPCとiPadが標準となっています。
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